EMPIEZA A VOLAR

Metodología


Para implementar IT4+ y volar con la tecnología se establecieron cinco actividades que se realizan y resuelven a partir de los seis dominios del modelo:





Evaluar - ¿Cómo estamos?


Se debe entender y diagnosticar la situación actual, saber cómo estamos, a partir de:


- Los anteriores estudios disponibles
- Los actuales planes estratégicos y de acción de TI
- El levantamiento de información mediante revisiones documentales, entrevistas o talleres


El análisis se realiza sobre la gestión de tecnología y de sistemas de información desde el punto de vista estratégico y desde su alineación con los planes de la institución. A partir del diagnóstico se establece el nivel de madurez en el que se encuentra la organización respecto a IT4+®.


Alinear - ¿Qué debemos hacer?


En este punto ya se tiene el diagnóstico de la situación actual, resultado de Evaluar. Ahora se debe resolver la pregunta: ¿Qué debemos hacer?


Para responderla es necesario identificar las oportunidades de mejora y las necesidades de información y apoyo tecnológico, alineando todo con la estrategia de la organización. Entonces:


1. La primera tarea es definir la arquitectura conceptual de sistemas de información y la de servicios tecnológicos

2. Con lo anterior se realiza la segunda tarea: plantear o ajustar la cadena de valor de procesos de gestión TI.


Durante esta fase se pueden tener resultados tempranos, sólo se deben introducir pequeños cambios a partir de las oportunidades de mejora y de las necesidades. Con el modelo IT4+ no es necesario conocer profundamente la organización para empezar a cambiar la situación actual.


Estas transformaciones son realizables con inmediatez y a bajo costo, pues sólo implicarían acciones de reordenamiento o cambio del enfoque operativo de ciertas acciones, por ejemplo, el afinamiento de la infraestructura, reorganizaciones presupuestales, cambios de imagen del portal, entre otros.




Recomendar - ¿Qué paradigmas romper?


Transformar implica dejar atrás, organizar las bases y adoptar nuevas ideas. A la hora de la gestión de tecnología, se deben identificar las rupturas estratégicas que lleven a resultados con mayor impacto y a generar un portafolio de posibles iniciativas o acciones que deban seguirse. Así se rompen los paradigmas, con resultados.


La tecnología debe volverse un instrumento que genere valor a la organización. Actuando sobre el Modelo IT4+, las rupturas estratégicas que la entidad realice se plantean para cambiar el enfoque estratégico establecido por uno que permita las transformaciones.


Pero esos cambios se logran sólo con la gente, con quienes realizan las verdaderas rupturas y transformaciones. Por eso es vital trabajar concentrándose en el grupo directivo del Área de TI y en el de la entidad. Se hace en corto tiempo y con acciones que impacten, de tal modo que se puedan abordar las demás etapas de la metodología de forma segura. Es un riesgo formal del proyecto que los líderes no se apropien del Modelo.


Durante la ejecución de las iniciativas y proyectos, también se deberá trabajar con los diferentes clientes y usuarios de los servicios de TI, con un plan de manejo de cambio a largo plazo.




Modelar - ¿Qué y cómo lo haremos?


En este punto se responden las preguntas: ¿qué haremos?, ¿cómo lo haremos?, ¿cómo escalarlo? y ¿qué debemos anticipar? Es decir, se planean las acciones a corto plazo, que permiten obtener los resultados, y las acciones a largo plazo, que llevan a la maduración. Estos planes se traducen en el modelo integral de gestión TI.


Durante esta fase se construyen y establecen:


- El plan estratégico de TI
- El modelo de operación
- Las estrategias para cada uno de los componentes del modelo
- El modelo de planeación
- El portafolio de proyectos
- La proyección de los recursos financieros
- Se definen las transiciones para alcanzar la madurez según las necesidades de la entidad.
- Los grados de madurez por cada componente y con el alcance de la entidad como un todo.


El portafolio de proyectos se convertirá en la hoja de ruta para definir tanto los planes de acción de TI como los planes operativos para los próximos años. Se deberá asegurar que la hoja contemple todos los proyectos necesarios para lograr la transformación que se desea y que se incluyan las acciones paralelas o complementarias que se lleven a cabo para lograr que los grandes objetivos puedan alcanzarse con eficacia.


Por ejemplo, la implementación de un sistema de información misional podría implicar realizar otros proyectos previos, en paralelo o posteriores, como: migración, digitalización, adecuar infraestructura, capacitar usuarios con conocimientos funcionales, todas estas acciones que por su complejidad temática o de las áreas de negocio responsables, no pueden tratarse como actividades del proyecto principal.




Implementar – Hora de volar


Las ideas ya fueron estructuradas con el diseño del modelo de gestión, ahora la tarea es actuar. Se deben implementar las acciones definidas en el plan estratégico y en el portafolio de proyectos.


El vuelo debe ser acompañado. En esta etapa es determinante un apoyo que garantice que las rupturas estratégicas se den y que se inicie la ejecución de los proyectos, además de las acciones tendientes a crear una cultura digital en la entidad o en un sector.


Es fundamental asegurar que estén asignados y asegurados los recursos necesarios para llevar a cabo las iniciativas y los proyectos definidos en las actividades anteriores, no solamente en lo presupuestal sino también en los equipos de trabajo y en la logística.




Herramientas


¡Felicitaciones! Su vuelo ya ha empezado. Para garantizar que su avión modelo de gestión TI tendrá un viaje perfecto, le recomendamos utilizar algunas herramientas que debe aplicar durante las fases de implementación de IT4+.


Algunas de estas herramientas corresponden con entregables de la implementación del modelo, el aterrizaje sobre los documentos, por ejemplo: caracterización de Sistemas de Información, formatos de entrevistas, formatos del Plan Estratégico de TI, formatos del portafolio de proyectos, la presentación de gestión de información y la matriz de artefactos.
Por ejemplo las entrevistas permiten establecer el nivel de adopción y de aceptación de la tecnología en la entidad. Además de determinar si existe un modelo de Gobierno TI. Con los talleres que se realizan con el equipo de tecnología se infiere a qué se dedican y con qué pensamiento estratégico trabajan.


A continuación, se muestra la matriz de acciones o artefactos que se generan o aplican en cada actividad de la metodología y para cada uno de los componentes del Modelo, al volar este será su mapa de visión general y privilegiada de cada una de las actividades.